降低不確定性是供應(yīng)鏈管理的本質(zhì)要求。對(duì)采購(gòu)人員來說，不確定性來自需求和供應(yīng)兩個(gè)方面。需求方面，當(dāng)供應(yīng)規(guī)格越不清晰不確定時(shí)，采購(gòu)就越難；供應(yīng)方面，當(dāng)供應(yīng)商越不確定時(shí)，采購(gòu)就越難。前者的“難”，就屬于采購(gòu)管理的職能之一：采購(gòu)需求管理。
什么是采購(gòu)需求管理？
簡(jiǎn)單來說，采購(gòu)需求管理是以用戶的需求為出發(fā)點(diǎn)，集中精力來規(guī)劃（評(píng)估）需求和滿足（管理）需求的采購(gòu)活動(dòng)。在需求形成階段，采購(gòu)人員通過標(biāo)準(zhǔn)化體系，保證需求的準(zhǔn)確描述，可以減少不必要或不適配的需求，實(shí)現(xiàn)降低成本。
"3W2H"是一種簡(jiǎn)單的項(xiàng)目管理方法，用于規(guī)劃和描述項(xiàng)目的過程。在采購(gòu)需求管理中，3W2H可以用來清晰地管理，即采購(gòu)需求管理要分析“采購(gòu)什么”(what)、“什么時(shí)候要”(when)、“什么時(shí)候采購(gòu)”(when)、“采購(gòu)多少”(how many)和“如何采購(gòu)”(how)，五個(gè)問題。
規(guī)劃（評(píng)估）需求
1、采購(gòu)什么？
1）確定采購(gòu)需求的必要性。
首先要知道采購(gòu)的原因和目標(biāo)。然后確認(rèn)需求的合理性，確定該不該買，符不符合公司的政策。比如信源招采平臺(tái)會(huì)根據(jù)企業(yè)的流程和制度，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行部門審批或多方（跨部門、集團(tuán)跨單位）會(huì)審，來確認(rèn)采購(gòu)的必要性，同時(shí)支持審批流靈活自定義，支持pc端、移動(dòng)端審批，提升審批效率。
2）分析并描述清楚采購(gòu)需求。
采購(gòu)人員接到的采購(gòu)申請(qǐng)，“采購(gòu)什么”大多數(shù)時(shí)候描述得不夠清楚。
怎么樣把需求描述清楚并且規(guī)范呢？借助工具可以事半功倍。比如信源招采平臺(tái)中對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)單做了標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的規(guī)范，詳細(xì)描述所需采購(gòu)的工程、貨物和服務(wù)。對(duì)于工程，一般采用工程量清單，如分部分項(xiàng)工程量清單需要說明工程項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目編碼、項(xiàng)目特征、工程量、計(jì)量單位、計(jì)價(jià)規(guī)則、費(fèi)用等信息；對(duì)于貨物，需要說明貨物的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、顏色等信息；對(duì)于服務(wù)，需要說明服務(wù)的范圍、時(shí)間、標(biāo)準(zhǔn)等信息。
2、采購(gòu)多少？
一般情況下是物資需要多少采購(gòu)多少，但實(shí)際上，并不是想要多少就能買到的。首先要關(guān)注供應(yīng)商的可供供貨量，以及最小訂貨量、經(jīng)濟(jì)訂貨批量。
還要關(guān)注庫存還有多少。在信源招采平臺(tái)中，智能配置平衡利庫規(guī)則，若采購(gòu)申請(qǐng)的目錄下有物資庫存，系統(tǒng)將自動(dòng)提醒，實(shí)現(xiàn)“先利庫、后采購(gòu)”；平臺(tái)智能配置安全庫存量規(guī)則，庫存量達(dá)到最低庫存量，系統(tǒng)將自動(dòng)提醒，降低物資短缺成本。
3、什么時(shí)候要？
采購(gòu)申請(qǐng)的物資需要的時(shí)間，需要考慮：采購(gòu)的緊急程度、采購(gòu)審批流程時(shí)間、物流時(shí)間、季節(jié)或周期性時(shí)間，以及供應(yīng)商的產(chǎn)能、交貨周期等因素。
這涉及到對(duì)供應(yīng)商交貨周期的管理、供應(yīng)商質(zhì)量的控制，還有供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)防范等。
滿足（管理）需求
1、什么時(shí)候采購(gòu)？
在確保交貨期的前提下，選擇什么時(shí)候采購(gòu)，其實(shí)也很重要。畢竟市場(chǎng)是波動(dòng)的，某些產(chǎn)品或服務(wù)的價(jià)格會(huì)隨著市場(chǎng)供求關(guān)系而波動(dòng)，如果可以在需求高峰期之前進(jìn)行購(gòu)買，避免供應(yīng)短缺和價(jià)格上漲，可以顯著降低成本，特別是大宗商品交易更是如此。
人為預(yù)測(cè)物資價(jià)格行業(yè)難度較大，可利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來分析，在信源信息招采系統(tǒng)中有“物資價(jià)格智能預(yù)測(cè)”功能，通過對(duì)物資的歷史價(jià)格統(tǒng)計(jì)，分析出物資價(jià)格的發(fā)展趨勢(shì)，同時(shí)可反向驗(yàn)證預(yù)算的合理性。
2、如何采購(gòu)？
一是組織采購(gòu)模式，是內(nèi)部供應(yīng)還是外部采購(gòu)；是集中采購(gòu)還是分散采購(gòu)；是公開采購(gòu)還是非公開采購(gòu)；是框架協(xié)議還是一般合同？例如在信源信息招采平臺(tái)中，智能識(shí)別框架協(xié)議物資以及根據(jù)采購(gòu)金額，可自動(dòng)判斷采購(gòu)組織模式，提高采購(gòu)效率。
二是選擇采購(gòu)方式，是公開招標(biāo)還是邀請(qǐng)招標(biāo)；是詢價(jià)采購(gòu)還是比選采購(gòu)；是競(jìng)爭(zhēng)性談判還是競(jìng)爭(zhēng)性磋商；是單源直采還是多源直采？在鄭州信源招標(biāo)采購(gòu)平臺(tái)中，涵蓋以上多種采購(gòu)方式，實(shí)現(xiàn)全流程電子化、數(shù)字化、智能化管理。
不同的采購(gòu)模式和采購(gòu)方式會(huì)有不同的采購(gòu)成本，因此采購(gòu)人員需要根據(jù)法律法規(guī)、企業(yè)自身的需求和目標(biāo)選擇合適的采購(gòu)模式和方式。
采購(gòu)需求管理是采購(gòu)開始的重要環(huán)節(jié)，如果采購(gòu)人員能夠做好采購(gòu)需求管理、運(yùn)用好數(shù)智招采平臺(tái)，將有助于提高采購(gòu)效率和效益，降低成本和風(fēng)險(xiǎn)，并保障采購(gòu)質(zhì)量。
